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6 Dicas Para Planejar Um Gerenciamento de Projetos de Sucesso

O atual cenário econômico e o avanço tecnológico, deixaram o mercado corporativo ainda mais complexo e mutável, tornando o gerenciamento de projetos uma atividade essencial para atender a necessidades da empresa e dos clientes com organização e respeitando prazos, custos e entregas.

Entretanto, para que haja qualidade nas entregas, é preciso planejar – e bem.  Sem o planejamento estratégico adequado, todas as demais etapas do projeto podem se ver comprometidas pela falta de pensamento estratégico sobre o problema, a solução e os benefícios que esta deve produzir.

Afinal, se o projeto tem problemas no escopo, todas as outras áreas também correm o risco de falhas, assim como se há problemas de comunicação e na definição de responsabilidades entre a equipe, o comprometimento acaba prejudicado.

Mas como fazer um bom planejamento em gerenciamento de projetos?

Veja agora as 6 dicas que separamos para você ter um planejamento mais eficaz dos seus projetos:

1 – Monte seu time de sucesso

Para ter o melhor resultado no gerenciamento de projetos, a escolha do time ideal é fundamental. Por isso, uma das características ideais a um gerente de projetos é saber formar a sua equipe. Mas como?

  • Defina as competências que precisa

Quais funções e habilidades você precisa para a entrega do projeto?

Sabendo quais são as posições certas, a busca pelo profissional – que pode já estar na empresa ou no mercado – fica mais fácil.

Contar com um time multidisciplinar agrega ao projeto e facilita na montagem das equipes, porém o relacionamento pode ser mais complicado e exigir atuação do líder no gerenciamento interpessoal.

 

  • Busque os profissionais certos

Uma dica é começar buscando talentos internos. Isso porque, além de evitar o tempo gasto com contratação, esses colaboradores já conhecem a cultura da empresa.

Na hora de avaliar os perfis, é necessário considerar não apenas as habilidades técnicas e conhecimentos, mas também as características pessoais como capacidade de comunicação e trabalho em equipe.

 

  • Seja um líder

Após montar seu time, o gestor de projetos deve agir como um verdadeiro líder para extrair o máximo da equipe.

Ele deve ser um facilitador das relações, direcionando o time rumo aos objetivos preestabelecidos para o projeto, passando feedbacks e motivando os profissionais.

 

2 – Defina bem os objetivos

Uma das etapas mais importantes no gerenciamento de projetos é estabelecer os objetivos, pois serão eles que darão direcionamento a todas ações subsequentes

De acordo com a complexidade do projeto, os objetivos podem ser divididos em gerais e específicos, mas devem ser descritos de forma clara e concisa, evitando dupla interpretação.

Mas qual a diferença?

Os objetivos gerais descrevem o produto ou solução que se deseja.

Já os objetivos específicos ilustram as melhorias e benefícios que se esperam a partir da conclusão do projeto.

Após essa definição, é preciso desmembrar os objetivos e estipular as metas de cada etapa do projeto.

As metas devem ser graduais e condizentes com os recursos da empresa e prazo de entrega, para que seja factível e não desmotive colaboradores e nem o investidor do projeto.

Tão importante quanto definir os objetivos e metas do projeto é estabelecer também as restrições.

Elas servem para manter o escopo do projeto sob um único entendimento.

A partir delas são destacados os pressupostos do projeto, ou seja, as condições ideais para execução, e, também, o que o projeto não contempla.

 

3 – Crie um plano de ações

Talvez a melhor maneira de começar um plano de ações do projeto seja com um cronograma de trabalho. Liste todas as tarefas e prazos para cada etapa do projeto e para cada profissional do seu time.

O sequenciamento correto dessas atividades garantirá a eficiência da equipe e a execução do projeto de forma ordenada, percebendo-se o seu desenvolvimento e facilitando a correção de possíveis falhas.

Nessa etapa muitos softwares de gestão de projetos podem ajudar. Programas, como o MS Project e o Scopi, oferecem diversas facilidades na organização e distribuição de tarefas.

Uma forma eficaz de controlar o cronograma é utilizar o planejamento interativo, em que partes do projeto são entregues a cada período de tempo, focando os esforços dos profissionais em um único objetivo por vez.

É possível ainda utilizar um Gráfico de Gantt para visualizar o desenrolar das tarefas e suas interdependências, atribuindo ainda as responsabilidades de cada membro do time.

 

4 – Use as metodologias

Usar uma metodologia te dá maior controle sobre os recursos que serão utilizados no projeto, garantindo uma equipe mais eficiente, pois entregará o projeto com maior grau de acerto em termos de prazos e custos.

Assim, o bom uso de uma metodologia é importante porque evita práticas e posturas que levam ao insucesso.

Mas para isso, é preciso escolher a ideal para seu projeto e garantir o seu uso correto.

Existem metodologias com foco em entregas ágeis e outras mais tradicionais.

 

5 – Corrija falhas

Um gerenciamento de projetos eficaz deve conter uma etapa para a correção de falhas.

Ao elaborar um plano de ações, é comum que alguns erros acontecem.

O importante é estabelecer um momento para corrigi-los e colocar no rumo certo.

Para isso é preciso identificá-las a tempo e isso só ocorrerá com o acompanhamento e verificação de resultados.

 

6 – Verifique resultados e indicadores de desempenho

Como você já definiu os objetivos e indicadores de desempenho, acompanhar os resultados não deve ser tão complicado.

Analisando os números durante e após a entrega do projeto, gestor e equipe podem corrigir problemas, identificar os gargalos operacionais e ainda verificar se a metodologia aplicada foi a melhor opção.

E aí, gostou do nosso artigo? Já dá pra realizar um planejamento estratégico e fazer uma gestão de projetos mais eficiente? Deixe seu comentário!

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Bruno Saes – Grupo Impacta

 

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Marcos Kayser
Marcos Kayser
CEO e Co-Fundador Scopi, Marcos é especialista em Planejamento Estratégico e mestre em Filosofia pela Unisinos, sendo também Diretor de Gestão da empresa TCA Informática, vencedora do Prêmio Nacional de Inovação em 2013.
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