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Gestão de Processos: o segredo para fazer sua empresa funcionar!

Não, você não precisa trabalhar de terno e gravata (como o cara da foto) para gerenciar processos

Você pode trabalhar com equipamentos de segurança.

Ou então, vestindo uma camiseta e chinelos (nos lugares onde não há dress code, como aqui no nosso trabalho…)

Tanto faz como você trabalha, o tamanho da sua empresa ou o que você faz: a gestão de processos é para todos!

Ou, pelo menos, para todos aqueles que querem eficiência na recorrência das ações. Se não tem tempo a perder, deve repetir planos de ação que foram bons e ajudaram a chegar no objetivo. Valorize o seu tempo, esse que é cada vez mais escasso.

Calma, você já vai entender. Mas… SPOILER: absolutamente toda produção em larga escala precisa ter processos bem definidos e estruturados.

Qual é a principal vantagem de contar com processos? Repetir o que é bom e deu certo!

Processos são procedimentos inteligentes consolidados para produzir um elemento entregável.

É um sistema que se repete e que dá certo para o bom resultado, assegurando que você está dispondo de investimento suficiente (nem a mais nem a menos) de:

  1. tempo,
  2. dinheiro,
  3. pessoal.

Ao manter processos eficientes e consolidados, sua empresa avança em escalabilidade. Ou seja, cresce em produtividade e lucratividade sem, necessariamente, crescer seus custos operacionais nas mesmas proporções.

O que é processo?

Processo é uma sequência de ações, com início e fim, mas que se repetem periodicamente (exemplo: trimestral, semestral, anual) em ciclos, visando um resultado não necessariamente exclusivo (como no caso do processo de produção especializada).

Há processos que ocorrem diariamente, por exemplo, e, neste caso, não demandam o acompanhamento via sistema.

Qual é a importância de processo na gestão de uma organização?

Fazer o correto gerenciamento de um processo dentro de uma empresa é a condição que vai mantê-la em pleno funcionamento e, também, será o combustível que vai possibilitar que ela atingir seus objetivos.

Isso acontece por meio de dois eixos indispensáveis:

  • Organização: processos ajudam a manter tudo no lugar ao mesmo tempo que evita que a produção estacione;
  • Crescimento: eles ajudam a aprimorar o fluxo de trabalho, permitindo que você trabalhe melhor e entregue mais sem precisar trabalhar mais.

Processos possibilitam escalabilidade: o case Mc Donalds

Você assistiu ao filme Fome de Poder?

Ele narra a história de como Ray Kroc descobre um processo de montagem de lanches criado pelos irmãos Maurice e Richard McDonalds.

Imagem: Divulgação Netflix

Na verdade, a história conta muito mais coisas… Mas não vamos dar um spoiler do filme, não. Assista e reflita você mesmo!  

Podemos adiantar é que, se você assistir o filme, vai compreender como Ray Kroc enxergou o potencial do processo de produção do McDonalds antes de todo mundo.

O segredo? PROCESSO!

O processo de montagem do lanche foi ensaiado em uma quadra de tênis e minuciosamente estudado, repensado, reelaborado. Havia dois objetivos:

  1. que nenhum funcionário batesse o braço no outro;
  2. que o lanche fosse preparado em pouco mais de 1 minuto.

Uma vez com o processo consolidado, outro desafio:

  • encontrar pessoas que fizessem uma gestão eficiente desse processo.
    Como não permitir que a qualidade do sanduíche decaia mesmo ele sendo preparado em tempo recorde?

Ao contar do que se trata essa sistemática, não podemos deixar de citar o fordismo. Você conseguiu perceber as semelhanças entre ambos os modelos?

Criado para reduzir custos de produção de uma fábrica de automóveis ao máximo, o fordismo funcionava tendo como princípio a especialização que cada funcionário da empresa teria na hora de montar o produto, sendo cada um responsável exclusivamente por uma etapa da produção.

Essa sistemática mudou para sempre o mercado automobilístico e industrial.

A moral da história é: os processos são necessários. E gerenciá-los de forma eficiente é indispensável, pois com certeza eles podem configurar um diferencial para você.

Isso vai resultar em mais produtividade: não significa trabalhar mais e entregar mais. Significa trabalhar melhor para entregar mais e melhor.

Como fazer gestão de processos utilizando uma plataforma como o Scopi?

O Scopi é um ótimo aliado para a consolidar sua gestão de processos. Ele permite que você monitore o status de cada atividade de forma rápida e transparente.  Além disso, cada colaborador tem um login com o qual pode acessar o sistema. Lá, é possível criar um processo e compartilhá-lo com todos os envolvidos nele.

Ponto positivo: as datas sempre estarão sendo atualizadas pelo próprio executor do processo, o que facilita a transparência e a comunicação interna. Além de acompanhar prazos, você consegue também inserir comentários sobre quaisquer contratempos que os colaboradores encontrarem na execução do processo.

Saiba mais!  Acesse nosso site e descubra como contar com a melhor ferramenta de Planejamento Estratégico para gerenciar os processos de sua empresa.  


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Redação Scopi
Redação Scopi
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