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Método GTD: como fazer seus planos acontecerem

Você é daquelas pessoas que acreditam que ser produtivo significa produzir o máximo que puder num determinado período de tempo? Bem, se assim for, já adiantamos que sua ideia de produtividade pode estar um pouco equivocada.

Ser produtivo, na verdade, está muito mais relacionado a organizar o seu tempo e se engajar nas atividades que você está realizando do que com o número de atividades que você faz. Sabe aquela conversa sobre a qualidade importar mais do que a quantidade? É exatamente disso que estamos falando! No entanto, conseguir fazer mais coisas durante o seu dia pode ser uma das consequências da otimização do seu tempo. Em resumo, ao fazer com mais qualidade, você terá mais tempo para fazer muito mais!

No cenário corporativo, a maioria das pessoas acha que sofre com o excesso de coisas a se fazer, mas, na verdade, o que está atrapalhando são os processos que organizam essas demandas nas suas rotinas empresariais. Entre as consequências de processos pouco eficientes estão: colaboradores esquecendo de realizar as suas tarefas, estresse, acúmulo de trabalho e descontrole sobre as ações. Se essa é a realidade da sua empresa, damos um spoiler: o método GTD pode ser ideal para fazer o seu planejamento acontecer e, literalmente, Getting Things Done!

O que é o método GTD?

Como bem disse o nosso spoiler acima, a sigla GTD significa Getting Things Done – que, em português, passa a ideia de fazer as coisas acontecerem. A metodologia foi criada pelo americano David Allen, consultor e instrutor de produtividade, e cristalizada por meio do livro A Arte de Fazer Acontecer. Para o próprio Allen, a chave para a produtividade é liberar a mente das tarefas pendentes e se concentrar apenas em realizá-las.

Para ajudar no processo de realização de tarefas e engajamento, o método GTD se baseia em cinco passos principais:

  • Capturar: tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável, como um bloco de notas, agenda, ou aplicativo de lista de tarefas, por exemplo;
  • Esclarecer: é o momento em que você se dedica com foco e atenção para analisar cada uma das coisas que capturou e decidir o que demanda ação ou não. Basicamente, é uma pré-seleção de tarefas e prioridades;
  • Organizar: ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo;
  • Refletir: é a hora de revisar todo o nosso sistema para não perder nada de vista, atualizar as informações e obter perspectiva;
  • Engajar: é executar com significado, assegurar-se de que aquilo que você está fazendo no momento é a coisa mais importante a ser feita, a prioridade correta. Aqui, você irá se certificar de que tudo está sob controle.

David Allen, método GTD e artes marciais

Esta é uma trindade curiosa, mas, se nos aprofundarmos um pouquinho na história de vida de David Allen, vamos descobrir que, em sua juventude, a contracultura oriental começou a exercer uma certo fascínio sobre sua visão de mundo. O resultado? Uma forte influência das artes marciais – ele foi professor de caratê – nos estudos e metodologia criada pelo americano.

Sendo assim, podemos perceber que o método GTD se pauta no conceito de mind like water (mente como água), uma ideia proveniente das artes marciais. Basicamente, o conceito expressa a tranquilidade de ter tudo sob controle. Ser capaz de se recompor de possíveis imprevisibilidades no caminho de forma organizada e segura também fazem parte do mantra mind like water. Em outras palavras: adaptabilidade gera equilíbrio. E poucas coisas são tão adaptáveis quanto a água.

Como o Scopi ajuda você a aplicar o método GTD?

No meio de tanta informação, não é incomum que você esteja se perguntando como e por onde começar. Para se assegurar de que suas atividades estejam sempre registradas, o melhor é colocá-las diretamente no Scopi, com as datas de início e previsão de entrega.  

Dessa forma, com acesso fácil e centralizado de todas as informações sobre as suas demandas, você conseguirá seguir o conselho de Allen: antes de executar qualquer tarefa, cada um deve analisar o contexto em que está inserido, o tempo disponível, sua energia e nível de atenção.

Um exemplo prático é quando você está a 15 minutos de uma reunião com um novo cliente. Assim, analise o contexto que você está inserido (na sua mesa de trabalho? Na rua?), o tempo disponível (15 minutos antes da sua próxima ação) e o seu nível de energia (que pode estar fraco, já que há grandes chances de você estar ansioso para a reunião).

É essa análise que deve direcionar a sua execução. Afinal, do que adianta se envolver em atividades que levarão mais do que 15 minutos para terminar se você tiver que parar antes de ir para a reunião? Antecipar suas ações dessa maneira dá uma falsa sensação de produtividade. Até porque, se não há engajamento, não há produtividade genuína.

Com o Scopi registrando todo o seu histórico de produção e demandas futuras, você sempre sabe o que está por vir, otimizando seu planejamento diário e tornando você – e seus colaboradores – muito mais produtivos.

Cada pessoa tem três tipos de atividades. E o Scopi auxilia em todas elas!

Para melhor gerenciar o seu planejamento de ações, é preciso saber que cada pessoa tem três tipos de atividade no seu cotidiano – seja ele profissional ou pessoal:  

  • Atividades não planejadas: elas se referem às demandas do dia, “fura-pautas”, imprevistos e urgências. No entanto, elas também podem se referir àquela vontade conhecida de jogar tudo para o alto, ir embora e passar o resto dia dia atualizando suas séries;
  • Atividades pré-definidas: são as coisas que você já tem na sua agenda, aplicativo ou software de planejamento estratégico. Quanto mais alimentado estiver o seu sistema de controle, maior a probabilidade de negociar argumentar as prioridades com o seu gestor e ter controle sobre tudo o que está acontecendo no momento. A dica aqui é colocar tudo em sistema confiável e que centralize as suas ações (como o Scopi, por exemplo);  
  • Atividades a serem definidas: é basicamente o tempo que você passa processando, organizando suas listas e coletando informações. O segredo para a produtividade é investir um tempinho ao longo do dia para fazer essa coleta.

Usar uma ferramenta como o Scopi pode ajudar você a manter todas essas ações centralizadas em um sistema de confiança, além de ajudar você a entender a que pé anda cada atividade por meio de gráficos de desempenho e indicadores.

A importância dos processos para o aumento de produtividade

Nós acreditamos que uma das maiores vilãs contra a produtividade é a sensação de “achismo”, representada pela frase: “espero que esteja tudo nos conformes”. Se você controla suas demandas de maneira efetiva, você não espera, você sabe. E quem sabe, está preparado para se engajar e tirar o melhor proveito das suas atividades.

Afinal, como podemos nos concentrar e trabalhar em ideias se nossa cabeça está cheia de preocupações? É contra esse tipo de achismo que o Scopi age para ajudar você a implementar o método GTD.

Logo no terceiro parágrafo deste post, pontuamos a importância de processos bem definidos para o aumento da produtividade. Vale lembrar que processos são procedimentos consolidados para produzir um elemento entregável. Processos se repetem, assegurando o investimento necessário em tempo, dinheiro e pessoal. Toda e qualquer produção precisa de processos bem estruturados. Se eles não forem inteligentes, há grandes chances de a sua produtividade cair por terra.

Além disso, podemos caracterizar os processos como uma sequência de ações, com início e fim, que, como dissemos acima, repetem-se periodicamente em ciclos (mensalmente, anualmente, etc). O objetivo dos processos é atingir um resultado – não necessariamente exclusivo.

E é aí que entra o Scopi: com o nosso software, fica muito mais fácil fazer a replicação dos processos, manter uma continuidade e construir uma via de comunicação à prova de ruídos. Ao fazer tudo isso, seus processos se tornam eficientes e consolidados. A consequência? Sua empresa avançando em escalabilidade: crescendo em produtividade e lucratividade sem precisa crescer com os seus custos operacionais nas mesmas proporções.

O papel dos processos na gestão de uma organização

Você quer manter a sua empresa em pleno funcionamento pelo maior tempo possível? Então, saiba que a maneira correta de fazer isso é por meio do gerenciamento de processos. Ela será o combustível que dará força para você atingir os seus objetivos.

E isso acontece por meio de dois eixos indispensáveis:

  • Organização: processos ajudam a manter tudo no lugar ao mesmo tempo que evitam que a produção estacione;
  • Crescimento: eles ajudam a aprimorar o fluxo de trabalho, permitindo que você trabalhe melhor e entregue mais sem precisar trabalhar mais.

Não subestime o poder do hábito

Apesar do método GTD ser excelente e contribuir para a produtividade da sua empresa, é necessário tempo para testes, prática e hábito. Afinal, o GTD deve ser encarado como qualquer outra habilidade: aprender uma nova língua, andar a cavalo ou tocar um instrumento. Exige tempo, disciplina e dedicação para virar algo que realmente faça sentido para o seu negócio.

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Redação Scopi
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