Entrevista

Planejamento Estratégico em Agência de Marketing: Confissões do pessoal da Bighouseweb ao adotar o Scopi

Se você precisa saber mais sobre a importância do Planejamento Estratégico em agência de marketing, veio ao lugar certo.

A Bighouseweb é uma agência de Marketing Digital de Porto Alegre/RS, que implantou o Scopi desde o final de 2017, depois de trabalhar por muito tempo controlando tarefas em planilha (planilhas e mais planilhas hospedadas na nuvem).

Nós resolvemos perguntar a eles como tem sido essa experiência, a resposta veio na forma de “confissões” da equipe nas diferentes áreas da agência.

As confissões

O pessoal da Big abriu a caixa de pandora e fez várias confissões. Segundo os relatos, eles bateram pé… O que, aliás, já era de se esperar! Se você quer ter um sistema de planejamento estratégico completo mas tem medo de enfrentar resistência na hora de implementá-lo em sua empresa, vai gostar do conferir o que eles disseram.

De quebra, pode se inspirar na experiência que eles viveram e que agora contam como é ter um planejamento estratégico em agência de marketing. Vamos lá!

A importância do planejamento estratégico em uma agência de Marketing: Quais foram as confissões do pessoal da Bighouseweb?

“Quando entrou na minha pauta a responsabilidade de delegar tarefas no sistema, achei que o processo seria demorado e difícil. Porém, fui surpreendida. Todo o processo que antecede o start é rápido e prático: dei adeus à sobrecarga”.

(Kamila Rosito, gerente administrativo)

(Menos sobrecarga… Não é um sonho?)

“Confesso que a quantidade de coisas que o sistema oferece me assustou. À princípio, foi como se eu fosse ser obrigada a preencher tudo aquilo. Achei que nunca teria tempo para entendê-lo completamente. No fim, ele é um assistente! É bem intuitivo e notifica sobre tudo, mostrando exatamente o que fazer” (Louise Severo, gerente de e-mail marketing)

“Pensei que, como qualquer mudança de método, largar a planilha e utilizar o Scopi seria difícil. Quando entendi melhor o sistema e as funcionalidades que ele possui, vi que era um aliado da organização” (Mariana Titoni, gerente de criação)

“Eu sinceramente me sinto aliviada de não precisar mais procurar nos e-mails e planilhas o que é que eu tinha que fazer. O Scopi faz tudo muito mais organizado” (Júlia Nunes, assistente de criação)

(Não precisa mais carregar o caderninho para ser organizado, Scopi dá conta…)

“Meu trabalho inclui tarefas direcionadas para diversos clientes. O Scopi me ajuda a controlar os prazos e ter acesso ao andamento de todas as etapas do processo, principalmente por contar o com o trabalho de diversas pessoas da equipe” (Niruana Satie, gerente de social media)

“Eu tinha absoluta certeza que perderia muito tempo usando a ferramenta e atrasaria as minhas tarefas. Mas, no final, foi exatamente o contrário: Logo nas primeiras vezes deu pra ver que é algo verdadeiramente intuitivo e fácil” (Rafael de Castro Gomes, gerente de mídia)

(Alguém aqui encontrou o parceiro profissional perfeito, hein?!)

“No meu trabalho, é um desafio dar fluidez aos cronogramas mensais de produção e mais ainda: manter o controle dos prazos de entrega. Soube em reunião que utilizaríamos Scopi e confesso que eu fiquei várias semanas sem fazer o login no sistema: à princípio, pareceu mais uma tarefa na minha agenda que sempre foi lotada o suficiente. Pensei ‘Como assim eles querem que eu tenha mais uma tarefa?’ No final, o Scopi virou meu melhor assistente. É impossível, hoje, ver o trabalho sem Planejamento Estratégico em agência de marketing (Patricia Bitencourt, gerente de conteúdo)

“Achei que seria mais uma ferramenta de gestão a ser deixada de lado. Confesso que ainda tenho dificuldades em gerenciá-la, pois as mudanças são graduais. Porém, o sistema tem facilitado meu controle de atividades no dia a dia. Como? Ele permite que eu crie e delegue tarefas para a equipe de desenvolvimento com facilidade, além de enviar alertas sobre o status das tarefas e me avisa em caso de atrasos”. (Eduardo Cunha, head de desenvolvimento)

“Scopi é mais uma tarefa na minha agenda lotada?”

(A resposta é não! Não. Não. Não e não!)

E para a coordenação de trabalho, o que mudou com o Planejamento Estratégico em agência de marketing?

Douglas Abreu é o chefe de estratégia da Bighouseweb e coordena toda a parte de Inbound Marketing. Veja o que ele disse sobre começar a usar o Scopi e sobre o Planejamento Estratégico em agência de marketing:

“Quando comecei a utilizar o Scopi, confesso que coloquei uma barreira enorme (sem saber) entre meu trabalho e o sistema. Mesmo sendo um gestor que busca sempre a melhoria de processos (para ficar tudo organizado, mesmo), eu não via o tempo sobrando reunir as informações dos nossos clientes no sistema. Montar o projeto de onboarding do Scopi parecia assustador e ia sempre  ficando para depois.

Pensei que falharíamos. Mobilizei a equipe e fizemos tudo em dois dias. Se eu soubesse, teria feito antes: a organização do fluxo de trabalho melhorou drasticamente. Se você está lendo isso e tem medo de também não conseguir, tenho uma dica: não deixe a dúvida impedir você de avançar!

Como todo bom ansioso, tenho muito medo de perder o controle das informações. Nesse sentido, o Scopi é quase uma terapia. Eu, particularmente, consigo listar as funcionalidades que considero as mais importantes no sistema:

  • Controle de Tarefas – a facilidade de delegar sem perder o controle do que está sendo executado faz toda diferença.
  • Gestão de processos – a possibilidade de ter processos que se renovam a cada mês, com tarefas e informações atualizadas automaticamente nos poupa um trabalho enorme;
  • Alertas – nenhuma tarefa vai para atraso ou tem prazo expirado sem que os responsáveis por ela recebam um alerta por e-mail, controle dos prazos faz toda a diferença;
  • Acompanhamento de métricas – consigo ter métricas sobre o quão próximos ou distantes estamos de atingir nossos objetivos, sejam eles comerciais, de produtividade ou estratégicos.

Graças ao Scopi, finalmente, estamos conseguindo pensar de forma mais tática e menos reativa, o que sempre foi um problema por aqui. Estamos parando de apagar incêndios para, finalmente, começar a evitá-los”.

E o CEO e diretor de criação da Big, Fernando Freitas… O que ele falou sobre o sistema?  

Sempre tive uma visão diferente da maioria dos empresários. A rotina da equipe da agência é livre e sem tanto controle. Prefiro trabalhar focando em resultados do que em cobranças. Isso funciona bem, mas traz desafios.

Sigam por aí, que eu sigo por aqui.

Desde 2016, estamos crescendo sem parar: tanto em número de clientes e projetos, quanto em número de funcionários na equipe. Isso é ótimo! Mas poderia ser um desastre, caso as coisas não estivessem organizadas. Felizmente, conseguimos prever tudo isso e passamos a criar processos para conduzir tudo da melhor forma. Em dezembro de 2017, chegamos em uma nova fase e a realização de um grande sonho: sempre quis morar no exterior e seguir tocando a empresa fazendo a gestão do outro lado do oceano. O destino escolhido foi Portugal, de onde escrevo neste momento.

No meio disso tudo, surgiu o Scopi, que veio para nos ajudar no controle e gestão de todos os projetos e processos da empresa. Sem ele, certamente tudo teria sido mais difícil, e vou explicar por quê.

Menos correria, mais estratégia

Ter uma visão mais estratégica e planejada de nossos projetos era uma meta. Mas todas as empresas começam muito aquém disso: “apagando incêndios” dos prazos que precisam ser cumpridos, sem ter controle sobre o volume de tarefas e prazos. O Scopi nos ajudou a resolver isso: no sistema, cada projeto representa um cliente. Consigo observar todos os projetos nos mínimos detalhes, tanto ações pontuais quanto de rotina. Nossa pauta é previsível e eliminamos as “urgências”, já que o Scopi organizou o fluxo de trabalho de todos os envolvidos no projeto.

Dados que são úteis

Em “Diagnóstico Estratégico”, por exemplo, consigo fazer uma análise estratégica do nosso negócio (e, pasmem, também dos nossos clientes) por meio do SWOT e do Pestal. Fora isso, também consigo acompanhar indicadores que mostram quão longe estamos das metas traçadas.

O Scopi nos trouxe controle, organização e dados assertivos sem “sufocar” a equipe. Confesso que cercar demais e limitar a criatividade dos nossos profissionais por conta disso era um medo, o qual – com o Scopi – desapareceu.

Scopi será o seu melhor assistente

Viu só?

O Planejamento Estratégico, assim como Scopi, não é o que parece ser. É muito mais fácil, simples e intuitivo. Quer saber como implementar o Planejamento Estratégico em sua Agência de Marketing? Agende uma demonstração com nossos consultores.

Um abraço!

Ricardo Feller
Marketing da Scopi


O Scopi é o software número 1 do planejamento estratégico no Brasil. Ele descomplica a criação e agiliza a execução do seu planejamento estratégico. Integra num só lugar canvas, swot, mapa estratégico, indicadores, metas, projetos e processos. Não deixe de conhecer. Acesse nosso site.

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