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Planejamento Estratégico em Agências de Publicidade: 16 dicas para utilizar o Scopi e melhorar suas entregas para o cliente

Você trabalha em uma empresa de comunicação? Então sabe dos problemas que envolvem pensar um planejamento estratégico em agências de publicidade. Mudanças de última hora, cenário instável (você já viu alguma coisa mais efêmera do que as redes sociais?) e um número crescente de clientes para atender e entregar sucesso podem ser as grandes causas desses problemas. Mas, e se dissermos que, com um bom planejamento estratégico você pode tornar sua rotina muito mais fácil?

Fique atento a estas 16 dicas – 10 na perspectiva estratégica e 6 na perspectiva operacional – que preparamos para você construir um planejamento estratégico efetivo em agências de publicidade.

Perspectiva estratégica: 10 dicas para melhorar suas estratégias com o Scopi

1 – Use dados a seu favor e extraia o máximo deles

Se você acessar a aba de “Diagnóstico Estratégico”, é possível fazer uma análise estratégica do negócio (da agência) e, pasme, também dos seus clientes. Como? Utilizando, principalmente, as metodologias SWOT e Pestal. Uma trabalha em conjunto com a outra: a análise SWOT ajuda você a definir suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças levando em consideração cenários internos e externos, e, a análise Pestal ajuda a trazer uma visão mais macro das ameaças e oportunidades externas a que a empresa está exposta. Nem precisamos dizer que fica muito mais fácil tomar decisões desta forma, não é?

E claro, também é possível acompanhar os indicadores que mostram o quão longe ou perto você está das metas traçadas – e isso também se aplica aos seus clientes. Você pode estar se perguntando agora: “Por que é tão necessário assim acompanharmos as metas de perto?”. Bem, para termos uma visão clara das metas – que, acredite, pode ser muito nebulosa se você não contar com uma boa leitura de indicadores –, é preciso entender que os KPIs são a principal forma de explicar como as ações da empresa estão progredindo e alcançando – ou não – os objetivos propostos.

Sendo assim, temos as metas como os objetivos principais da empresa. Pense por este ângulo: em todas as atividades que fazemos, colocamos um tipo de meta (seja financeira, de desempenho físico, mental ou até mesmo de lazer – quem nunca colocou como meta realizar aquela viagem dos sonhos?). Se você não alcança a sua meta pessoal, quer dizer que você não administrou bem seu tempo ou não tomou as medidas necessárias para que ela fosse alcançada.

O resultado é a estagnação. E, levando para o mundo empresarial, isso é tudo o que uma agência de publicidade não quer. Estagnação, além de de ficar parado, significa – ou pelo menos demonstra – que a estratégia pensada não foi efetiva e que a agência não cumpriu o que foi prometido aos seus clientes. Um trabalho de longo prazo indo por água abaixo…

2 – Definições estratégicas e de negócio

Por incrível que pareça, muitos clientes não sabem quais são suas forças, fraquezas e oportunidades (alô, análise SWOT!). Não têm missão e visão bem definidas e muito menos uma proposta clara de valor…

Dessa forma, traçar esses objetivos acaba sendo uma atividade muitas vezes feita pela própria agência, que precisa das informações bem direcionadas para montar seu planejamento de marketing. Felizmente, a situação – que pode parecer um problema dos grandes – pode ser resolvida com o Scopi, mapeando dados e definindo estratégias com o uso das ferramentas do sistema.

3 – Integração da equipe com os objetivos estratégicos do cliente

Sabemos que nem toda a equipe participa das análises e definição de objetivos – até porque seria impossível. No entanto, é necessário que essas informações cheguem a todos, de cada equipe, sem ruídos e de forma clara e concisa.

Com o Scopi, você consegue integrar toda a equipe com os objetivos do cliente, desde o planejamento até a criação e entrega. Isso porque toda as informações necessárias ficam concentradas no software, com acesso livre para a equipe, centralizando todos os dados e indicadores.

4 – Acompanhamento de indicadores

Essa é uma das funções mais prezadas em um planejamento estratégico em agências de publicidade. Isso porque a cobrança realizada pelas agências se dá pelo ROI (Revenue Over Investment ou receita sob investimento) e ainda há o grande diferencial do marketing digital ser completamente mensurável: resultados, investimentos e KPIs, tudo pode ser medido.

Mas, antes de partirmos para alguns exemplos principais de indicadores que devem ser levados em consideração no planejamento estratégico de agências de publicidade, uma explicaçãozinha rápida sobre o que é, de fato, um indicador: um indicador de desempenho é um componente mensurável que pode ser usado para demonstrar a eficiência com que uma empresa alcança seus objetivos. As corporações usam KPIs em suas campanhas de marketing para determinar, por exemplo, se estão gastando seu orçamento nas áreas certas.

E como mensurar dados sem o acompanhamento de indicadores? Por meio do monitoramento de KPIs do Scopi, podemos saber se um cliente está indo bem, mal ou se a estratégia traçada está tendo sucesso. Para esclarecer ainda mais a importância desses fatores, aqui vão alguns exemplos de indicadores para ficar de olho:

  • Taxa de conversão (conversion rate): a conversão pode ser um preenchimento de cadastro, uma venda ou qualquer que seja o objetivo do seu negócio no marketing digital. Saber como anda a taxa de conversão é saber se o seu negócio está cumprindo o principal objetivo: ser relevante para o público-alvo a ponto de fazê-lo comprar o seu produto ou se inscrever no seu cadastro;
  • Tempo de permanência na página: esse KPI serve tanto para sites, quanto para textos de blog ou vídeos. Aqui, você tem uma noção real do quanto a sua produção engaja o target;
  • Produtividade dos funcionários: é verdade que esse indicador não é exclusivo do mundo das agências de publicidade, mas ele é um dos que mais pode ajudar na hora de montar o seu planejamento. Por quê? Medindo a produtividade dos componentes de cada equipe fica mais fácil controlar o status de cada tarefa, perceber quem está sobrecarregado e quais setores trazem mais resultado para a agência: conteúdo? Social Media? Criação?

5 – Centralização de informações

Imagine ter que lidar com vários clientes – e de vários tipos. Considere ainda que cada cliente possui demandas diferentes e não é nada incomum atender uma ligação no meio da tarde com o cliente perguntando sobre resultados de uma campanha que acabou de ir ao ar ou questionando alguma ação realizada pela empresa: a famosa prestação de contas rotineira.

O pesadelo da maioria dos gestores nesses casos é como encontrar todas as informações solicitadas em menos tempo – e, de preferência, de forma organizada. É aí que o Scopi entra. Os comentários nas ações de cada cliente ajudam a situar a equipe nessas horas de aperto – e isso vale até mesmo para quem não está envolvido diretamente no projeto.  

Além disso, existe a possibilidade de ter acesso ao histórico da conta de cada um, já que tudo fica registrado no Scopi, sem prazo de validade. Você pode ver todas as ações realizadas e, inclusive, filtrá-las por ano, mês ou semana; analisar se foram bem sucedidas e comparar o desempenho em períodos diferentes.

6 – Marketing Estratégico

Cada ação criada no Scopi é vinculada aos objetivos da agência ou dos seus clientes. Nada é criado apenas ao bel-prazer do gestor ou jogado ao vento para ser executado. Se você vê uma tarefa, pode ter certeza, ela é baseada num planejamento estratégico previamente estabelecido. Isso quer dizer que o acompanhamento de indicadores para medir as performances tem um peso real na estratégia traçada.

7 – Acompanhamento de produtividade da equipe da agência

A dica é especial para gestores ou coordenadores de marketing que têm dificuldade em medir o desempenho dos colaboradores, de forma individual. Por meio do Scopi, é possível visualizar de forma clara quem está com mais atrasos e quem está em dia com os prazos. É possível até mesmo ver quem produz bem ou mal e mensurar o sucesso de cada ação.

Como pontuamos acima, esse KPI de monitoramento de desempenho de cada equipe não é uma particularidade das agências de publicidade. Ao contrário, o ideal seria que todos os tipos de negócio tivessem controle sobre a performance de cada um. Além de permitir olhar com maior atenção os casos de sobrecarga, também auxilia na hora de dar feedbacks mais precisos – sejam positivos ou negativos.   

8 – Evolução da conta

No mercado das agências de publicidade, o cenário de cada cliente muda muito rápido, afinal a internet é a mãe das coisas fugazes. O que viralizou ontem, hoje já está ultrapassado. As estratégias mudam tão rápido quanto as tendências e atualizações.

O mesmo acontece com os clientes. Contas que entraram pequenas começam a investir em novos serviços e crescer. Clientes que investiam somente em social media podem passar a contar com os serviços de conteúdo ou desenvolvimento web. E é aqui que entra, mais uma vez, a importância de se ter sempre acesso aos históricos de cada conta.

É por meio desse histórico que a  administração interna da agência fica atenta aos planos dos clientes: quais aumentaram seus volumes de ações? O maior cliente da agência ainda é o que investe mais? As funcionalidades do Scopi permitem que você consiga mensurar tudo isso, inclusive o índice de sucesso de cada ação planejada.

9 – Pensando de forma mais tática e menos reativa

Graças ao Scopi, fica mais fácil visualizar a situação de cada cliente – e também da agência (gráficos são os seus melhores amigos aqui). Assim, você consegue pensar de forma mais tática e encarar futuros problemas de forma lógica, menos reativa. Se você já ouviu aquela história sobre não precisar apagar incêndios, mas sim começar a evitá-los, então sabe o que queremos dizer.   

Afinal, prevenir problemas é bem mais fácil quando temos acesso ao histórico de cada conta e estamos acompanhando constantemente a performance de cada indicador. E se estamos de olho nos indicadores, também estamos de olho nos planos estratégicos e nas metas traçadas para cada cliente. Dessa forma, se não eliminamos de vez a margem de erro, conseguimos diminuí-la significativamente – inclusive quando lidamos com tomadas de decisão e gestão de risco.

10 Acompanhamento de prazos

Em uma rotina corrida, cheia de mudanças e que precisa de insights certeiros, acompanhar prazos e, acima de tudo, segui-los se torna uma tarefa quase impossível.

Nesse sentido, acompanhar prazos também pode ser entendido como um processo operacional. No entanto, com o Scopi, esse processo fica bem mais fácil e menos estressante, afinal todas as demandas estão centralizadas dentro do software, com os respectivos responsáveis, descrição e datas de prazo limite. Ah! E além disso, você ainda recebe notificações por e-mail e no próprio sistema sobre o status de cada ação (se está atrasada, se foi atualizada, etc.). Se por acaso você esquecer de algo (o que é perfeitamente compreensível), o Scopi avisa a tempo de não deixar a entrega atrasar!

6 dicas para melhorar o operacional da agência com o Scopi

1 – Criação e delegação de tarefas

O Scopi permite a criação e a delegação de tarefas para as equipes da agência, sejam elas do marketing, comercial, social media… Cada um vai estar a par somente do que precisa, evitando sobrecargas e excesso de informação. Além disso, o software envia alertas sobre o status de cada tarefa e mantém os gestores e líderes informados em casos de atraso.  

2 – Melhora no fluxo de entrega

Com todo esse controle das ações, não é de se surpreender que haja uma melhora exponencial no fluxo de entrega de cada tarefa. Isso se dá, principalmente, pela previsibilidade das ações semanais e mensais. Sim, o tempo em que você “enrolava” o cliente por não saber o prazo final de cada ação chegou ao fim.

3 – Chega de planilhas!

Sua agência ainda é daquelas que utilizam as planilhas como sua principal forma de organização e controle de ações? É, se esse for o caso, queremos que você pare e faça a conta de quanto tempo você perde na sua parte operacional e some com o retrabalho e com uma provável comunicação interna ruim.

Sim, o resultado não é muito positivo. Agora pense só se todas as atividades da agência estivessem em um sistema, sem necessidade de trabalho manual recorrente e atualizações automáticas… Não, não é ficção. É realidade. E no Scopi fica muito mais fácil.

4 – Pedidos do cliente: nunca mais são perdidos

Se o cliente tem uma demanda e ela é cadastrada como ação no Scopi, pode ter certeza: essa demanda vai acontecer. Com o Scopi, ação cadastrada acontece, pois não existe possibilidade de se perder entre e-mails ou em uma conversa de reunião. Ela está registrada no histórico de produção da equipe. E, caso ela não aconteça, você será notificado e poderá tomar uma atitude rápida e assertiva.

5 – Comunicação interna da equipe

Com todas essas informações centralizadas, não precisamos dizer que a comunicação interna da equipe passa para outro nível de eficiência. Dê adeus à comunicação indiscriminada e à falta de controle sobre o que está acontecendo. No Scopi, todos podem ver exatamente o que está sendo feito para cada cliente, quem fez, quando fez e quando ficará pronto. Se houver algum atraso, por exemplo, o gestor ou coordenador da equipe saberá exatamente o que e de quem cobrar.

Isso acontece porque o Scopi é ótimo para controlar tarefas em sequência – ou, como chamamos, “Ação Mestre e Subações”. Assim, é possível criar uma ação mestre para determinada campanha de marketing e, a partir dela, subações para quem irá ser responsável pelo conteúdo, layout, aprovação de campanha com o cliente, etc.  A passada de bastão entre membros da equipe fica muito mais natural e eficiente!

6 – Gestão de processos

Se você é daqueles que não dispensam eficiência na recorrência das ações, ou se não tem tempo a perder, então a gestão de processos é para você. E o Scopi ajuda você nessa empreitada de gerir a produção da agência. Com ele, há a possibilidade de ter processos que se renovam a cada mês, com tarefas e informações atualizadas automaticamente. Isso permite que você avalie o que deu certo e o que não está funcionando na estratégia traçada para o cliente.

Além disso, ele permite que você monitore o status de cada atividade de forma rápida e transparente. Mais ainda:  cada colaborador conta com um login para acessar o sistema. Assim, é possível criar um processo e compartilhá-lo com todos os envolvidos nele. Um dos pontos positivos dessa autonomia são as  datas sempre atualizadas pelo próprio executor do processo, facilitando a comunicação interna.

Já deu para ver que qualquer facilidade no estratégico e no operacional impacta diretamente na nossa capacidade de fazer e acompanhar o planejamento estratégico, não é? Mais ainda: um software como o Scopi, além de facilitar o seu planejamento, também traz controle, organização e dados assertivos. Tudo isso sem sufocar a equipe e limitar a criatividade dos profissionais da comunicação.

O que o Scopi pode fazer pelo seu Planejamento Estratégico?  

O Scopi ajuda no desenvolvimento da sua estratégia. Com ele, você melhora a sua entrega, otimiza sua produtividade, acompanha em tempo real seus principais indicadores e facilitar sua tomada de decisão. Sim, podemos dizer que estamos com você em todo o ciclo dos processos de gestão estratégica, ações e projetos!

Quer ler mais dicas sobre Planejamento Estratégico em Agências de Publicidade?

Que tal começar por estes conteúdos?

Mas o melhor mesmo é ficar atento ao nosso blog e não perder nada! Acredite: você vai estar dominando o mundo do planejamento estratégico rapidinho.


O Scopi é o software que descomplica a criação e agiliza a execução do seu planejamento estratégico. Integra num só lugar canvas, swot, mapa estratégico, indicadores, metas, projetos e processos. Não deixe de conhecer. Acesse nosso site.

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Redação Scopi
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